Решение задания:

• 

  Марина Александровна

  Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания, поступления или отправления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

  

  Цели регистрации:

  · учет документов,

  · справочная работа по документам,

  · контроль исполнения или использования документов.

  Процесс регистрации - это ввод в традиционную и/или автоматизированную справочно-информационную (информационно-поисковую) систему учреждения исходных сведений о документах, что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

  

  

  Процедура регистрации состоит из двух этапов:

  1) проставление отметки на документе;

  2) заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

  Факт включения документа в информационно-поисковую систему фиксируется присвоением ему регистрационного номера (индекса), который служит главным учетным и поисковым признаком документа.

  Требования к регистрации документов:

  1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

  2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

  3. Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.

  4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются:

  * приказы руководителя по основной деятельности;

  * приказы по личному составу и по кадрам;

  * приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;

  * решения коллегии вышестоящей организации;

  * акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

  * бухгалтерские сводки, отчеты;

  * планы работы подведомственной организации и др.

  Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

  5. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.